DOCUMENTACIÓN DE LAS COMPRAS
El departamento de compras tiene por objeto, principalmente:
1) Seleccionar los artículos que necesite la negociación, entre los de mejor calidad y más bajo precio.
2) Adjudicar el pedido o pedidos a quienes hayan hecho las mejores ofertas.
3) Seguir el curso de la operación hasta su facturación y pago, o cancelación en su caso.
El almacén
Es el sitio donde se guardan debidamente clasificados y preservados los artículos listos para su venta, o las materias primas y materiales, si se trata de una industria.
Documentos que intervienen en el trámite de compras.
El control de las mercancías almacenadas se hace por medio de etiquetas de almacén, tarjetas de almacén y mayores auxiliares de almacén.
LA ETIQUETA DE ALMACÉN
Debe prenderse a cada clase de artículos depositados en las bodegas; contiene como datos esenciales:
a) Nombre del artículo.
b) Unidad de manejo para el despacho (millar, ciento, pieza, etc.)
c) Localización (bodega, estante o casillero)
d) Existencia máxima y mínima
Los datos de existencia máxima y mínima, son de gran importancia para la negociación. La primera (máxima) sirve para que el almacén no solicite artículos en cantidades innecesarias que se traduzcan en una inversión improductiva, con descuido de otras necesidades. La segunda (mínima), sirve de base para el almacenista la compare con la existencia real y dé aviso por escrito a la Gerencia, a fin de que ésta determine la conveniencia de reponer o no, los artículos próximos a agotarse.
Su importancia:
1) Tener diariamente a la vista el dato relativo a la existencia en especie.
2) Exigir responsabilidades a los almacenistas, puesto que sobre las etiquetas llevan el movimiento de los artículos.
3) Poseer un medio de comprobación, en cualquier caso.
La Tarjeta de Almacén consta, además de estos datos, con columnas para: Fecha, Entradas, Salidas, Existencias.
TARJETA DE ALMACEN Artículo _____________________________________Unidad __________________No. _____ Localización ________________________________________ Clave ____________________ Máximo ___________________________________________ Mínimo ___________________ | |||
ENTRADAS | SALIDAS | EXISTENCIA | EXISTENCIA REVISADA |
Los Mayores Auxiliares de Almacén permiten a Contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las existencias y por consecuencia el costo de lo vendido y sus resultados del ejercicio.
El actual avance tecnológico ha permitido el desarrollo de programas computarizados, que controlan las existencias diarias de los inventarios de una manera ágil y oportuna, eliminando notablemente los tiempos utilizados en el control manual de almacenes y sus artículos, desplazando los kardex y etiquetas de almacén, entre otros. La información interna de los negocios se agiliza al conocer simultáneamente, los departamentos de compras, ventas y almacenes, las existencias diarias de los productos; sin embargo, la autorización y trámites de un pedido continuarán efectuándose normalmente, como una medida preventiva al control interno de las empresas.
AVISO PREVENTIVO
El almacenista está obligado a informar al Departamento de Compras, o al propietario de la negociación, cuando algún artículo se encuentra en su existencia mínima o excepcionalmente se agote. Al efecto, formula por duplicado un documento llamado Aviso Preventivo, enviando el original al Gerente, o Departamento de compras, y conservando en su archivo, la copia.
Su contenido: El documento que nos ocupa debe contener estos datos esenciales.
1. Titulo del documento (Aviso preventivo)
2. Numero progresivo de orden.
3. Fecha de expedición.
4. Texto.
5. Columnas para localización, artículos, unidad y existencia en la cual se indica la actual y la máxima, de la siguiente manera, por ejemplo: 2/50, de acuerdo con la etiqueta de almacén.
Su importancia
El aviso preventivo evita que la negociación llegue a carecer de un artículo y surjan los trastornos consiguientes, como son la perdida de pedidos de clientes y, en consecuencia, la disminución de las utilidades de la empresa.
ORDEN DE COMPRA
Cuando el gerente o el Departamento de Compras, según el caso, recibe el aviso preventivo, procede inmediatamente a su estudio y determina la clase y la cantidad de artículos que deben comprarse, así como la mercancía cuya adquisición debe posponerse o cancelarse.
Posteriormente, cuando el gerente es quien determina, dispone la compra de los artículos que se necesitan, por medio de un documento llamado orden de compra, el cual debe formularse por escrito para que el departamento respectivo tenga una autorización formal para efectuar la compra y cubrir sus responsabilidades.
Su estructura: La orden de compra varía mucho en su estructura según el gusto y necesidades de cada negociación. Algunas ni siquiera la tienen en forma impresa, sino que en cada caso expiden una especial.
Su importancia: La orden de compra sirve de base al departamento respectivo para hacer la adquisición de la mercancía, y sirve también de punto de partida para sus operaciones. La persona u oficina encargada de efectuar la compra, tiene a su cargo:
a) Clasificar en grupos homogéneos los artículos que debe comprar: géneros, combustibles, cereales, etc.
b) Solicitar listas de precios, de los proveedores.
Para realizar los fines anteriores, deben llevarse dos registros:
Ø Registro de proveedores. Se lleva generalmente en tarjetas colocadas por orden alfabético, una para cada comerciante, y en la que deben anotarse estos datos esenciales: su nombre, dirección, teléfono, ramo a que se dedica y operaciones efectuadas con él.
Ø Registro de artículos. Se lleva por orden alfabético de artículos; se abre una tarjeta para cada proveedor que vende el artículo y debe contener el nombre del comerciante que lo vende, su dirección y las compras hechas por la casa.
REQUISICIÓN DE PRECIOS
Una vez consultados los registros de artículos y de proveedores, el departamento de Compras formula un documento llamado Requisición de Precios y lo envía a los principales proveedores, con objeto de que sobre el mismo documento coticen los precios y así poder comparar las ventajas que ofrecen en calidad, precio y condiciones de pago.
Debe procurarse que la requisición de precios llegue a los proveedores en el menor tiempo posible, por lo que recomienda enviarla vía fax o recabar la información de manera electrónica (Internet).
RECAPITULACIÓN DE PRECIOS
Una vez que la empresa ha recibido las cotizaciones de precios, será necesario hacer una comparación de las mismas para determinar a cuál de los proveedores se le hace el pedido.
El departamento de compras es el encargado de hacer esta selección, para lo cual formula un documento llamado Recapitulación de Precios, que contiene un resumen de las cotizaciones recibidas. No todos los artículos agrupados en una recapitulación deben pedirse a una misma casa. En algunas ocasiones es necesario hacer varios pedidos, ya que ello depende de los precios que cada proveedor determina a sus artículos.
PEDIDO
Pedido es el contrato de compra u orden que se da a un proveedor para que nos remita las mercancías solicitadas.
Diferentes clases de pedido: el pedido de mercancías puede efectuarse en diferentes formas. La mas conocidas son verbal o telefónica, y vía fax o Internet.
DOCUMENTACIÓN DE LAS VENTAS
Desarrollo o proceso de ventas:
Recepción y revisión de pedidos. Diariamente, al recibirse los pedidos, se someten a una revisión cuidadosa y se les clasifica antes de surtirlos. La clasificación más elemental es la siguiente.
· Pedidos a base de contado
· Pedidos a base de crédito
ORDEN DE DESPACHO
Autorizado el pedido, parcial o totalmente, el Departamento de Ventas gira las ordenes correspondientes al almacén para el despacho de los artículos, siguiendo cualquiera de estos dos procedimientos:
a) Expidiendo un volante o documento llamado Orden de Despacho
b) Turnando el pedido del cliente.
En el primer caso, el departamento de Ventas expide el documento llamado Orden de Despacho.
En el segundo caso, el departamento de Ventas verifica el pedido original del cliente, los artículos que deban ser despachados, de acuerdo con la explicación dada, anotando al margen cualquier indicación complementaria, como clase y forma de empaque, vía por la cual debe remitirse, etc. Requisitado así el pedido original del cliente, el Departamento de Ventas lo pasa al almacén para qué sea surtido.
NOTA DE REMISION
Empaque y remisión de pedido; Despachados los artículos por el almacén, este los concentrara en el departamento o sección de embarque, a fin de que sean arreglados convenientemente para su entrega. A tal efecto, se tomara en cuenta:
· Si el cliente radica en población distinta
· Si el cliente radica en la misma población
Contra la entrega de la mercancía, el cliente firma el original de la nota de remisión y se queda con el duplicado.
La nota de remisión es de gran importancia para la empresa vendedora, ya que sin ella no podría justificar la entrega de la mercancía, entrega que ha de servir de base para el cobro de los artículos vendidos.
La nota de remisión es, en cambio, de poco valor para el cliente, pues le sirve para checar las mercancías que recibe, y en todo caso, para hacer anotaciones en algún control.
La nota de remisión debe contener estos datos esenciales:
a) Número
b) Fecha
c) Nombre del comprador
d) Dirección
e) Detalle de la mercancía que se remite
FACTURA
Es el documento detallado y valorado que sirve al comprador para justificar que ha pagado a entera satisfacción el importe de la compra.
El comprador tiene derecho a exigir su factura cuando ésta deba extenderse y dará aviso a la Administración Fiscal Local Recaudadora que corresponda, en caso de que el comerciante se niegue a extenderla.
Las facturas se extienden en formas impresas con las copias que sean necesarias; una copia quedara en poder del vendedor, encuadernada y progresivamente foliada.
Las facturas se harán en un formato impreso por una persona autorizada por la SHCP y deberán contener:
a) Nombre, domicilio y R.F.C. del vendedor.
b) Nombre y domicilio del comprador con su clave del Registro Federal de Contribuyentes.
c) Numero de factura.
d) Condiciones bajo las cuales se concertó la operación (contado, contado comercial, plazo).
e) Fecha
f) Detalle de la mercancía vendida. Deben figurar en el cuerpo del documento, la cantidad, descripción de artículos, precios por unidad y valor total en número y letra.
g) Importe del IVA que se traslada al comprador.
h) Cedula de Identificación Fiscal impresa.
i) Vigencia de los folios impresos.
j) Número de ejemplares impresos.
k) Nombre e identificación del impresor.
Como las facturas no se firman de recibí sino hasta el momento en que se cubre el importe de las mismas, generalmente los cobradores están autorizados para firmar en nombre del propietario o del gerente de la negociación.
EJERCICIO: Investiga en el siguiente sitio electrónico , lo relacionado con la emisión de las FACTURAS ELECTRONICAS en las empresas y elabora un cuadro de doble entrada estableciendo los PRO Y LOS CONTRAS de emitir este tipo de facturas . Prepara tu investigación para presentarla en clases.
BIBLIOGRAFIA
Avila Roldán, Tomás. Documentación Primer Curso (2006) Ediciones ECA
EJERCICIO: Investiga en el siguiente sitio electrónico , lo relacionado con la emisión de las FACTURAS ELECTRONICAS en las empresas y elabora un cuadro de doble entrada estableciendo los PRO Y LOS CONTRAS de emitir este tipo de facturas . Prepara tu investigación para presentarla en clases.
Fuente bibliográfica:
BIBLIOGRAFIA
Avila Roldán, Tomás. Documentación Primer Curso (2006) Ediciones ECA
