ARCHIVO
CLASIFICACION:
Bases para la clasificación de papelería generada en una empresa:
1.-La fecha que se consigna en el documento.(CRONOLÓGICO)
2.-Los nombres y lugares que aparecen en ellos.(GEOGRÁFICO)
3.-Los nombres de las personas que se mencionan.(ONOMÁSTICO)
4.-Los temas o asuntos de que se ocupan.(ASUNTOS)
ORDENACIÓN:
Es la sucesión de elementos de elementos predeterminados.
1.-La sucesión de letras del alfabeto.
2.- El orden ascendiente de la numeración.
3.-La progresión de años, meses, días del calendario.
En la técnica de archivo, los elementos que se han analizado respecto a la clasificación y ordenación, reciben los siguientes nombres:
BASES DE CLASIFICACION :
a)Cronológica (igualdad de fecha)
b)Geográfica (Igualdad de nombres de lugares)
c)Onomástica (Igualdad de nombres de personas)
d)Por asuntos(igualdad de temas o asuntos)
METODOS DE ORDENACIÓN :
a)Alfabético (orden de letras del alfabeto)
b)Numérico (progresión de números)
c)Cronológico (conforme al calendario común-fechas )
Nota: Tanto las bases de la clasificación como los métodos de ordenación suelen combinarse, dando como resultado un “ sistema de archivo” como podrás observar en el cuadro que se cita alcalce.
SISTEMAS DE ARCHIVO:
Se considera un sistema de archivo cuando se combinan las bases de clasificación y ordenación .
Clasificación- ordenación | Nombre técnico | Nombre usual |
Onomástica-Alfabética | Onomástico-Alfabético | Alfabético |
Onomástica-Numérica. | Onomástico-Numérico. | Numérico simple |
Geográfica-Alfabética | Geográfico-Alfabético | Geográfico |
Por asuntos -Alfabética | Por asuntos -Alfabético | Por asuntos |
Por asuntos-Numérica. | Por asuntos-Numérico | Numérico compuesto decimal.(*poco uso) |
Por asuntos-numérica-alfabética. | Por asuntos-numérico-alfabético. | Numérico mixto. |
Cronológica-cronológica. | Cronológico-cronológico. | Cronológico. |
CARPETAS Y EXPEDIENTES:
Para su ordenación y clasificación de documentos se usan las llamadas carpetas, que son por lo general piezas de cartulina con un dobles, conocidos comúnmente como fólder, los cuales son de tamaño carta y oficio donde sobresale una pestaña destinada a anotar el contenido de los documentos y recibiendo posteriormente el nombre de expedientes.
DIVISIÓN DE ARCHIVOS:
Archivos directos.-Son aquellos en los que el expediente se localiza sin la ayuda de índices o catálogos.
Archivos indirectos.- La búsqueda y encuentro de un expediente requiere de consulta previa de un índice o catálogo.
Archivos de trabajo.- Es aquel que contiene expedientes relativos a negocios que están desarrollándose o realizándose.
Archivos de transferencia.-Son aquellos que guardan expedientes referentes asuntos o situaciones ya terminadas y cuyas carpetas ya no siguen recibiendo documentos. Se les conoce comúnmente como “archivo muerto”
Otros: Existen otra clasificación como archivos generales y archivos departamentales.
Nota: Todos los archivos, especialmente el archivo de trabajo, por su constante movimiento debe de contar con una “Gaveta” capaz de permitir que el documento se conserve en buen estado, visible, fácil acceso para guardar o retirar el documento, pero con suficiente seguridad para salvaguardarlos, en caso de fuego o robo entre otros.
CATÁLOGOS :
Son una serie de tarjetas o pequeños libros clasificas y ordenadas según las normas y clasificación ya mencionadas, las cuales sirven como “ guía” para la pronta localización de un expediente.
INFORMACIÓN PARA ROTULAR EXPEDIENTE.- Ésta se obtiene de la correspondencia en el dato del “remitente” , del asunto y fecha de la misma o de cualquier otro dato relacionada con el cliente, persona o asunto que se desea tener la información.
REGLAS PARA ARCHIVAR
Para ordenar adecuadamente los expedientes se requiere seguir estas recomendaciones:
1.-Ordenación de carpetas:
a)-La colocación inicial se busca por la primera letra de la primera palabra que aparece en el nombre.
b)Si la primera y la segunda letra son iguales, entonces el orden lo da la tercera letra.
c)Si la primer palabra de los dos expedientes es igual, entonces se busca por la segunda palabra y así sucesivamente.
2.-Guías y subguías :
Para facilitar la localización de los expedientes se utiliza una pieza de cartulina gruesa o de otro material que tiene una ceja o pestaña en las que hay anotaciones adecuadas al tipo de archivo , que hacen visible las distintas secciones de la ordenación del mismo. Dichas pestañas van colocadas de izquierda a derecha. Cuando hay necesidad se utilizan subguías, pero con pestañas un poco menos anchas o de otros colores. Las guías y subguías pueden abrirse con nombres, letras, números o cualquier otro datos que permita la localización rápida del expediente.
ARCHIVO GEOGRÁFICO
La regla para separar los documentos y proceder a archivarlos es relacionado con el nombre de lugar geográfico que se menciona en el documento . En este caso puede ser el lugar de redacción del documento o cualquier otro citado que resulte útil para la localización rápida del archivo.
Cuando se trate de documentos de diversas clases , referentes a una sucursal o agencia, todos ellos irán al expediente geográfico de la empresa, independiente del lugar donde se haya producido.
El lugar geográfico cuyo nombre se utiliza para archivar el expediente puede ser de un continente, el de un país, de un municipio, etc.. sin embargo el nombre geográfico mas común es el de las ciudades, precedido por el estado y país.
Posteriormente los expediente se ordenan alfabéticamente.
ARCHIVO POR ASUNTOS
La base usada para formar las carpetas que guardar los documentos son el tema, asunto o clase de negocio de que se trata en el documento.
Es importante en este tipo de archivo determinar previamente cuales son los distintos temas o asuntos que servirán de base para la separación de documentos. Se siguiere hacer una lista de los principales tipos de negocios que se manejan en la empresa, como: Compras, ventas, contabilidad, personal, contratos, etc..
ARCHIVO CRONOLÓGICO.
Este sistema de archivo se caracteriza por concentrar en cada expediente todos los documentos asociados a la misma fecha .Los documentos contenidos en los expediente se colocan por lo general en forma alfabética.
Ordenación de expediente:
- Se utilizan guía que indican los años, los meses y los días de cada mes.
- Se ordenan conforme al CALENDARIO y atrás de las guías quedan los expedientes respectivo y NO por el nombre del cliente.
Aplicaciones :
- Se siguiere utilizarlo para archivar facturas que deben presentarse al cobro, según el día señalado para su presentación.
- Su uso es útil en documentos que se especifican fechas para su presentación o preparación (Pago de impuestos, requerimientos, seguros etc..)
- Por lo general es un tipo de sistema de archivo que se revisa diariamente por su uso continuo en documentos que marcan fechas especificas.
Nota: Algunas empresas suelen rotular los expedientes por el nombre natural del documento, es decir tal como aparecen el mismo, sin alteración, debido a que su archivo va enfocado a la fecha tratada.
ARCHIVO NUMÉRICO SIMPLE (BASE ONOMÁSTICA)
Este tipo de archivo , se basa en que cada documento que se recibe o se envié, se abrirá un expediente con un número progresivo, siguiéndose la ordenación natural de los números.
Este sistema requiere llevar dos documentos:
a) Catalogo o guía .- destinado a controlar la numeración ya utilizada para evitar asignar el mismo a dos o mas expedientes.
b) Tarjeta de localización .- Permite conocer el nombre de la persona, oficina o empresa y el número que se asigno.
Aplicaciones:
1.- En empresas donde se llevan casos por periodos largos que requieren referencia extensiva y permanente, como ejemplo están los Juzgados jurídicos.
2.-En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre.
Ejemplo:
- Departamento institucionales que están mas relacionadas con actividades y no con nombres de personas.
- Las compañías de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados.
3.- Es muy utilizado también empresas con gran cantidad de clientes
SISTEMA DECIMAL:
Se basa en la clasificación decimal ideada por el bibliotecario “MELVILLE DEWEY, logrando clasificar y ordenar al mismo tiempo, los libros en los estantes de las bibliotecas.
Este tipo de expedientación es por temas o asuntos; sin embargo lo caracterizan dos elementos :
a)La forma especial de elaboración de la tabla principal de clasificación .
b)La existencia de tablas auxiliares de clasificación.
Ejemplo:
5.- Transporte 50.-De personas.
51.-De materiales.
52.-Aéreo
53.- Por tierra.
1.-EJERCICIO: Investiga en tu escuela directamente en el departamento de Control Escolar, qué sistema de archivo llevan y que hacen con los expedientes que tiene más de 10 años archivados.
2.- Con la información que se proporcionó en este espacio, en compañía de tus maestros(a)procede a realizar ejercios de archivo y rotulación de expedientes para ello, trae a clases el siguiente material:
a) Una caja de cartón no mayor a 10 cm.s de largo por 5 cm. de ancho. (localiza una caja de zapatos, ella te servirá para tu práctica)
b)Compra fichas blancas de 5 cm.x 3 cm.(son las que usas para elaborar las fichas bibliográficas.
Bibliografía :
Carrillo Zalce, Ignacio. Practicas comerciales y archivo(1981)Ed Banca y Comercio.
